0966 138 777 lienhe@xanhmedia.vn 79 Nguyễn Thái Học, Vinh
Quy trình tổ chức sự kiện để ấn tượng từ giây đầu tiên

Quy trình tổ chức sự kiện để ấn tượng từ giây đầu tiên

Trên thị trường hiện nay có vô vàn Công ty tổ chức sự kiện uy tín. Nhưng nếu doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện thì sao? Quy trinh tổ chức sự kiện nên diễn ra như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của Xanh media. 

Quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức một chương trình sự kiện cần có sự linh hoạt, tuy nhiên về cơ bản cần nắm được những điểm sau trong quy trình tổ chức sự kiện

#1.Chuẩn bị trước sự kiện

Việc chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra là vô cùng quan trọng, quyết định đến 90% mức độ thành công của sự kiện đó. Các hạng mục cần chuẩn bị có thể kể đến:

➣ Thời gian, địa điểm

Việc khảo sát thời gian nhằm dự đoán được khả năng tham gia của khách mời cũng như dự đoán được tình hình thời tiết. Bên cạnh đó, việc khảo sát địa điểm cũng giúp kiểm soát được các vấn đề về giao thông, an ninh, khả năng thu hút,… 

Xem thêm: Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì cho hoàn hảo

➣ Khách mời

Cần lên danh sách chi tiết các khách mời và gửi lời mời trước thời gian diễn ra sự kiện ít nhất một vài ngày. Sát ngày sự kiện, người tổ chức cũng nên kiểm tra và nhắc lại lời mời, vừa giúp kiểm tra được tình hình lượt người tham gia, vừa tránh việc khách mời quên mất sự kiện của bạn. 

Quy trình tổ chức sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện

➣ Set up

Việc chuẩn bị không gian, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng và các vấn đề khác liên quan đến sự kiện cần chuẩn bị và test kĩ lưỡng để hạn chế các sai sót xảy ra trong chương trình. 

➣ Phương án dự phòng

Trong quy trình tổ chức sự kiện, dù lớn hay nhỏ cũng cần lên phương án dự phòng để tránh các sự cố bất ngờ ập đến. Chuẩn bị trước kĩ càng sẽ giúp các event staff xử lý tình huống kịp thời và nhanh chóng, từ đó khách mời cũng nhìn thấy được sự chuyên nghiệp từ doanh nghiệp.

#2.Trong chương trình sự kiện

Trong quá trình tổ chức sự kiện, mỗi cá nhân và mỗi bộ phận cần kết nối với nhau liên tục để phối hợp nhịp nhàng và thuần thục. Bên cạnh đó cũng cần chú ý đến từng tiểu tiết để kịp thời xử lý khi có sự cố xảy ra. 

Một chương trình sự kiện thông thường sẽ gồm các bước sau:

Văn nghệ chào mừng và giới thiệu đại biểu

Phát biểu của các đại diện

Phần lễ: Cắt băng, xúc cát khởi công

Phần tiệc: Nâng ly khai tiệc

Kết thúc

Quy trình tổ chức sự kiện để ấn tượng từ giây đầu tiên
Quy trình tổ chức sự kiện để ấn tượng từ giây đầu tiên

#3. Sau chương trình sự kiện

Sau khi kết thúc chương trình sự kiện có rất nhiều phần việc cần làm

Nghiệm thu sự kiện

Tháo dỡ phần set up

Vệ sinh và bàn giao lại mặt bằng

Nên tự tổ chức sự kiện hay không

Tùy vào khả năng tài chính, quy mô sự kiện và năng lực nhân sự của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn phương án tự tổ chức chương trình sự kiện hay thuê đơn vị khác làm dịch vụ. 

Tuy nhiên khi tự tổ chức sự kiện bạn sẽ gặp một số vấn đề như

 Không ước lượng được cấu hình âm thanh ánh sáng phù hợp với chương trình sự kiện

Khó kiểm soát tổng quát mọi tình hình

Mất thời gian cho việc lên kế hoạch và xây dựng sự kiện

Vẫn phải thuê tất cả các phần việc liên quan đến set up, cơ sở vật chất

Dễ gây bất đồng quan điểm khi team work giữa những người không chuyên

Quy trình tổ chức sự kiện để ấn tượng từ giây đầu tiên
Quy trình tổ chức sự kiện để ấn tượng từ giây đầu tiên

Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở nên phổ biến và chi phí cũng vô cùng phải chăng. Việc thuê một Công ty tổ chức sự kiện uy tín không chỉ giúp mọi quy trình vận hành một cách êm xuôi mà còn đảm bảo chi phí phát sinh ở mức thấp nhất.

Với Xanh Event – đơn vị hàng đầu tại Nghệ An về tổ chức sự kiện, quý khách hàng sẽ được tư vấn từ A-Z về chương trình cũng như giá cả. Mang đến cho khách hàng những sự kiện chuyên nghiệp, chất lượng với mức giá thấp nhất, Xanh Media đang ngày càng nhận được sự tin tưởng của nhiều đơn vị trên địa bàn và trong khu vực. 

Hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn, tư vấn và tổ chức sự kiện trọn gói. 

 

_______________________________________

CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG XANH MEDIA

Địa chỉ: 79, Nguyễn Thái Học, Tp Vinh, Nghệ An

Hotline: 0888.15.79.79