0966 138 777 lienhe@xanhmedia.vn 79 Nguyễn Thái Học, Vinh

6 Bước tổ chức SỰ KIỆN khai trương cửa hàng CHI TIẾT nhất

Tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng là một khởi đầu quan trọng trong công việc, kinh doanh. Vì vậy bạn cần nắm rõ quy trình từng bước, để chuẩn bị buổi lễ thật hoàn hảo và thành công.

6 Bước tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng:

Bước 1: Chọn ngày giờ tốt tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng.

Việc lựa chọn ngày tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng phải được lựa chọn trước ngày tổ chức một khoảng thời gian. Ngày được lựa chọn phải đảm bảo yếu tố tâm linh, phong thủy cũng như đảm bảo tính thuận lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp và thu hút những vị khách mời đến tham gia sự kiện.

Hãy lựa chọn những ngày tốt và trùng với những ngày cuối tuần để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách mời đến tham dự.

Bước 2: Lên danh sách khách mời của buổi lễ khai trương.

Ngày khai trương sự tham gia của những đại diện doanh nghiệp là điều cần thiết. Ngoài ra còn có các đối tác, những người nổi tiếng để có thể giúp quảng bá hình ảnh của cửa hàng một cách tốt nhất.

Để làm tốt điều này thì ban tổ chức cần nắm rõ được danh sách cũng như số lượng các khách mời tham dự để có sự chuẩn bị tiếp đón chu đáo và nhiệt tình nhất.

Bước 3: Dự trù ngân sách tổ chức sự kiện.

Ngân sách tổ chức sự kiện sẽ quyết định tới cách thức tổ chức. Với một sự kiện đánh dấu bước khởi đầu quan trọng như thế này thì bạn cũng không nên quá tiết kiệm, khách mời sẽ nhận thấy chương trình quá tẻ nhạt và không được chu đáo. Nhưng cũng không nên chi quá tay vào những hạng mục không cần thiết sẽ khiến chương trình bạn trở nên lố và phung phí.

Dự trù ngân sách cẩn thận và phân chia theo từng mục khác nhau, ưu tiên những hạng mục quan trọng trước sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt nhất kinh phí của mình. Lựa chọn dịch vụ phù hợp với quy mô chương trình sẽ tạo được hiệu quả tốt nhất.

Bước 4: Xác định cách tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

Có nhiều cách để tổ chức một buổi lễ khai trương của hàng tùy vào kinh phí cũng như kinh nghiệm tổ chức. Hãy lựa chọn cách thức tổ chức phù hợp, cũng như mục tiêu hướng đến để đạt được hiệu quả tốt nhất cho chương trình. Các cách thức tổ chức sự kiện dau:

  • Lễ khai trương truyền thống

Đây là cách được rất nhiều cửa hàng áp dụng bởi tính đơn giản và nhanh chóng. Thông thường, chương trình sẽ bao gồm đón tiếp khách mời, lời phát biểu của chủ cửa hàng/giám đốc/…, cắt băng khánh thành và dùng tiệc(có hoặc không) có thể kết hợp với múa lân sư rồng tại nơi tổ chức .

  • Lễ khai trương kết hợp chương trình game show

Với mục đích thu hút sự chú ý của dư luận, các chương trình lễ khai trương tổ chức thêm nhiều hoạt động giải trí, vui chơi, khuyến mại nhằm đánh vào tâm lý tò mò của khách hàng, gây hiệu ứng lưu vào tâm trí lâu dài cho khách hàng.

  • Lễ khai trương kết hợp triển lãm/showroom

Với những showroom những ngày đầu hoạt động, tổ chức một buổi triển lãm trưng bày những sản phẩm nổi bật của cửa hàng, kèm theo đó là lời giới thiệu về những sản phẩm đó sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho khách hàng về sản phẩm.

Bước 5: Lên kịch bản chi tiết chương trình khai trương.

Chuẩn bị trước ngày tổ chức:

  • Lên danh sách số lượng khách mời.
  • Thiết kế và in, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, backdrop sân khấu, lễ tân…
  • In ấn và phát thiệp mời khai trương.
  • Xin giấy phép treo banner quảng cáo.

Tiến hành thi công, dàn dựng trang trí buổi lễ

  • Bên ngoài khu vực lễ: Treo banner, cờ phướn, cờ lưu,.. xung quanh khu vực lễ.
  • Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào, cột barie, thảm đỏ,… lối đi khu vực lễ.
  • Khu vực lễ: Lắp đặt bạ, sân khấu, thảm trải, backdrop, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
  • Khu vực khai trương, khánh thành: Treo băng khánh thành, cột barie.
  • Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế…
  • Tiến hành tổ chức lễ khai trương.

Tiếp đón khách mời

  • Bố trí đội ngũ nhân sự PG. Đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân, đứng ở quầy tiếp tân và cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách và đón tiếp khách vào chỗ ngồi.
  • Bố trí nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe. Nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp.
  • Màn hình chiếu hình ảnh về công ty và các đối tác.
  • Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
  • Kiểm tra các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng…
  • Điểm lại danh sách khách mời cho MC. Và xác nhận xem khách đã đến đủ chưa.

Tiết mục văn nghệ

  • MC ổn định lại khách và tuyên bố lý do của buổi lễ.
  • Múa Lân – Sư – Rồng mở màn chúc mừng.
  • Tiếp tục làm nóng chương trình bằng các tiết mục ca hát, múa nhảy chương trình.

Khai mạc

  • MC giới thiệu về đại biểu, khách mời tham dự.
  • Màn hình trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của cửa hàng/công ty.
  • MC mời chủ của hàng/doanh nghiệp lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và những lời chúc mừng.
  • Nên có những phát biểu của các khách quý, người có ảnh hưởng công chúng.

Cắt băng khai trương

  • MC mời lãnh đạo và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương.
  • Nên có pháo hoa nổ hai bên hoặc bong bóng nổ.
  • MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng. Lế tân mang khay sâm banh đến mời khách dùng.

Sau khi cắt băng khai trương, MC giới thiệu qua về sản phẩm dịch vụ của của hàng/doanh nghiệp thêm lần nữa. Và mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Cuối cùng là chiêu đãi khách với bữa tiệc nhẹ.

Kết thúc buổi lễ

  • Nên có quà tặng cho khách mời để gây thiện cảm và ấn tượng trong lòng họ hơn.
  • Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời.
  • Bố trí nhân sự tiễn khách ra xe, đón xe.

Bước 6: Tiến hành chuẩn bị các hạng mục tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng.

Sau khi thống nhất ngân sách, danh sách khách mời cũng như kịch bản chi tiết, chúng ta sẽ bắt tay vào công việc chuẩn bị từng hạng mục trong kế hoạch khai trương nhà hàng đã vạch sẵn.

Việc chuẩn bị cần được phân công cụ thể từng người, mỗi người đảm nhiệm một phần công việc đảm bảo không bị trồng chéo nhau. Các công việc cần được hoàn tất và kiểm tra trước ngày khai trương cửa hàng, không được để sát giờ mới chuẩn bị tránh những thiếu sót.

Bài viết là các bước lên kế hoạch khai trương cửa hàng cho doanh nghiệp mà Xanh Media muốn gửi đến quý doanh nghiệp, hy vọng giúp doanh nghiệp có một sự kiện thành công nhất. Nếu có thắc mắc hay băn khoăn nào cần giải đáp về dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!