0966 138 777 lienhe@xanhmedia.vn 79 Nguyễn Thái Học, Vinh

Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng Chuyên Nghiệp

Việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nhằm chăm sóc, cảm ơn khách hàng đã đồng hành cùng công ty trong thời gian vừa qua, nên việc tổ chức hội nghị tri ân là điều cần thiết. Để có thể làm được điều đó thì giữa công ty và đơn vị tổ chức sự kiện cần phải có 1 kế hoạch thống nhất để có thể có một buổi lễ hoàn hảo.

Kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng:

Với những kinh nghiệm tổ chức các sự kiện thành công, Xanh Media xin giới thiệu mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chi tiết nhất để bạn có thêm sự tham khảo.

  • Bước 1: Lên ý tưởng buổi lễ:

Ý tưởng kịch bản của hội nghị cần được xây dựng phù hợp với mục đích cũng như phải có chủ đề cụ thể. Điều này không chỉ giúp buổi lễ diễn ra một cách suôn sẻ, mạch lạc nhất mà còn góp phần tạo nên sức hấp dẫn đối với khách hàng và công chúng. Thông thường, việc lên ý tưởng sẽ được các doanh nghiệp giao cho các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp hội nghị trở nên mới mẻ, chuyên nghiệp và thu hút hơn.

  • Bước 2: Lên danh sách khách mời

Các nhà phân phối, đại lý và đối tác chiếc lược vẫn là khách mời chính nhưng cơ quan báo chí, truyền thông cũng nên là một phần khách mời tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, xác định danh sách khách mời chi tiết, cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch đón tiếp đại biểu sao cho phù hợp và chu đáo nhất.

  • Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công cho hội nghị khách hàng. Tùy thuộc vào danh sách khách mời cũng như thời gian tổ chức đã xác định từ trước, phòng tổ chức sẽ tìm kiếm địa điểm phù hợp. Những địa điểm được ưa chuộng có thể kể đến là các phòng hội nghị ở các khách sạn hoặc trung tâm hội nghị chuyên nghiệp. Những địa điểm này không chỉ đảm bảo cơ sở vật chất tiện nghi mà còn có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm.

  • Bước 4: Dự trù ngân sách tổ chức hội nghị

Ngân sách được xem là một trong những lưu ý khi doanh nghiệp tiến hành xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Việc sử dụng ngân sách tổ chức hiệu quả mà lại tiết kiệm luôn là vấn đề nan giải và đau đầu cho những người làm sự kiện.

Với nhiều hạng mục cần được chú ý trong chương trình tổ chức hội nghị khách hàng hiện nay như:

– Tiền thuê địa điểm.
– Thuê hoặc mua sắm trang thiết bị, dụng cụ trang trí.
– Tiền thuê ca sĩ, nghệ sĩ biểu diễn.
– Quà tặng dành cho khách mời.
– Thực đơn ăn uống…

Vì vậy mà các khoản cần được liệt kê một cách chi tiết và khoa học nhất. Có như vậy buổi lễ mới đạt được hiệu quả tương xứng với mức chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra.

  • Bước 5: Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Hội nghị tri ân khách hàng mà không khách hàng nào quan tâm thì cũng xem như là thất bại. Vì vậy, nên quảng bá rộng rãi thông tin về sự kiện để khách hàng nắm rõ.

Có rất nhiều cách để thông báo về hội nghị như quảng cáo trên thông cáo báo chí, website hay trên các trang mạng xã hội, diễn đàn. Doanh nghiệp nên tạo kênh truyền thông hội nghị phù hợp, có thể đăng một số hình ảnh, clip giới thiệu để thu hút khách hàng chú ý tới hội nghị.

  • Bước 6: Tiến hành các công tác chuẩn bị theo kế hoạch

– Phân công công việc cụ thể

Phân công trách nhiệm, công việc cụ thể cho từng người, từng nhóm: Nhóm hậu cần (phụ trách hội trường, giao thông, tiệc,…), nhóm lễ tân (đón khách mời), nhóm đối ngoại (chuẩn bị thiệp mời và gửi cho khách mời), nhóm nội dung (chuẩn bị tài liệu, bài viết, bài phát biểu)…

– Setup các hạng mục

  • Kiểm tra danh sách khách mời.
  • Thiết kế và lắp đặt hệ thống âm thanh có công suất phù hợp với không gian hội trường.
  • Thiết kế backdrop, standee đặt xung quanh điểm tổ chức.
  • Trang trí sảnh và hội trường.
  • Chuẩn bị bài phát biểu, tài liệu, và hoa cũng như quà tặng cho khách mời.

– Bố trí và kiểm tra lại bộ phận nhân sự

  • Kiểm tra lại các công việc phân bổ cho từng người.
  • Kiểm tra lại các thành phần tham gia chương trình như MC, lễ tân, ca sĩ,…
  • Tiến hành duyệt chương trình.
  • Trước khi sự kiện được tiến hành, nên sắp xếp một ngày tổng duyệt. Điều này sẽ giúp các bộ phận phối hợp
  • ăn ý với nhau, nếu có điều gì sai sót còn chỉnh sửa ngay.

Hy vọng với kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng trên đây đã giúp bạn hiểu thêm về những công việc cần phải làm để có một buổi lễ. Nếu bạn có bất kỳ khó khăn gì trong việc lập kế hoạch và tổ chức hội nghị khách hàng, hãy liên hệ đến chúng tôi – Xanh Media để nhận được hỗ trợ tốt nhất!

Tham khảo bài viết: Xanh Media: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Nghệ An

Công ty CP Truyền thông Xanh Media
Địa chỉ: Số 38, đường Trần Quang Diệu, TP Vinh, Nghệ An
Liên hệ tư vấn: 0975 129 353